FAX受注業務の課題と効率化の方法
ここではFAX受注の問題点と無駄のない受注業務を行うためにはどのような方法が考えられるかについて解説しています。
FAX受注の問題点
社会のデジタル化・ペーパーレス化が進み、受発注業務はますます効率化しています。その中で、アナログのまま残り、対応しなければならないものにFAX受注があります。これには以下のような問題点が存在します。
1.物理的なコスト
FAXは郵便に代わる手段として発達しましたが紙ベースであることに変わりはありません。FAX機器本体以外にFAX用紙、トナー代、受注書類を保管しておくためのファイルや倉庫など物理的なコストがかかります。
2.人的コスト
FAX受注業務の規模が大きければ、処理を行うための人員が必要になります。出力したものをデータ入力したりファイリングするなどの作業時間は、人的リソースをそこに割くことになり企業にとってはコストになります。
3.管理のしにくさ
紙ベースなので保管している場所に行かなければ内容を確認できません。データ化したりデータ入力すれば管理はしやすくなりますが、操作ミスや入力忘れなどヒューマンエラーが起きやすいという問題もあります。
業務自動化による解決方法
FAX受注の問題点を解決するための方法として注目されるのがRPA（Robotic Process Automation）ツールによる業務自動化です。ECシステムにFAX受注処理を電子化する機能が組み込まれていれば、他の受注処理と同じレベルに扱うことができます。
FAX注文をOCR（光学文字認識）するだけで電子化は可能ですが、さらに業務効率化を進めるためにAI技術などを活用すれば振り分け処理をしたり顧客の傾向分析やルール作りまで対応が可能になります。
こうした先進のRPAツールやCTI技術を利用したFAX受注システムを導入すると人件費の削減や作業効率アップが実現します。FAX受注業務の人員を別の業務に充てることができるので無駄が生じることはありません。
FAX受注業務の将来
電子メールやスマートフォンの普及により個人レベルでは自宅にFAXを設置することはあまり見かけなくなりました。固定電話自体も持つことがなくなり、その傾向は今後も続くと予想できます。
しかし企業によっては商慣習やルール変更に時間がかかるなどの理由でFAX受発注がまだ無くなっていません。今後デジタル化が進み、FAXの利用機会は減っていくと考えられますが、だからこそそこに人員を割くのではなく自動化を進めるべきなのです。
まとめ
FAX受注は依然として多くの業務現場に残るアナログ業務の代表格であり、人的・物理的コストや管理の非効率性が大きな課題です。RPAやOCR、AIといった技術を取り入れることで、自動化と属人化の解消が可能になります。
将来的なデジタル化を見据えて、ECシステムとの連携が可能な柔軟な基盤を整備することが、持続的な業務改善への近道です。
当サイトでは、事業拡大や成長を考えて通販システムやECプラットフォームを探している方に向けて、タイプ別のおすすめ3選を紹介しています。
バックオフィスを強化したい、通販業務全体を効率化したいなど、目的に合ったシステムをぜひチェックしてみてください。
